Porque é que uma melhor visibilidade dos seus activos de leasing é essencial

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Num contexto de transição para modelos de utilização, os activos em leasing representam uma alavanca estratégica para as empresas: frotas de automóveis, equipamentos tecnológicos, máquinas industriais, mobiliário profissional, etc. No entanto, a sua gestão continua, demasiadas vezes, a ser fragmentada, parcial ou dependente de ferramentas mal adaptadas. No entanto, é demasiado frequente que a sua gestão permaneça fragmentada, parcial ou dependente de ferramentas mal adaptadas. O resultado? Uma falta de visibilidade que custa muito caro em termos de eficiência, conformidade e margem operacional.

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Neste artigo, analisamos a razão pela qual a visibilidade dos seus activos alugados se tornou um imperativo comercial e como uma plataforma como a Leas@ o pode ajudar a atingir esse objetivo com agilidade, simplicidade e fiabilidade.

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1. Os riscos da falta de visibilidade dos activos

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A gestão de activos sem uma visão centralizada acarreta uma série de riscos para as empresas, que são frequentemente subestimados:

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• Atribuição insuficiente ou excessiva de activos: sem dados precisos sobre o estado, a utilização ou a localização, é difícil otimizar a atribuição de recursos.

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• Custos ocultos: renovações automáticas indesejadas, dupla faturação, penalizações por devolução antecipada ou tardia... tudo perdas evitáveis.

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• Erros de gestão dos contratos: confusão sobre as datas de fim do contrato, má antecipação das renovações, esquecimentos de manutenção ou de inspeção.

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• Não conformidade com a regulamentação: falta de rastreabilidade, de historial ou de provas de utilização que possam conduzir a sanções em caso de auditorias externas (por exemplo, auditorias fiscais, normas IFRS, regulamentos LCB-FT).

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De acordo com um estudo da McKinsey, as empresas com pouca visibilidade dos seus activos perdem até 20% de produtividade operacional nestes segmentos.

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2. Como é que uma plataforma digital melhora a visibilidade?

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A resposta pode ser resumida em três palavras: centralização, rastreabilidade e tempo real.

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Uma plataforma especializada como a Leas@ reúne num único ambiente todas as informações relativas aos seus bens: contratos, prazos, extractos, custos, localização, responsabilidades, documentos comprovativos, etc.

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As principais caraterísticas incluem

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• Acompanhamento dinâmico do ciclo de vida de cada ativo

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• Painéis de controlo personalizáveis

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• Alertas sobre datas de vencimento, renovações, reclamações, não-conformidades

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• Histórico completo de movimentos, utilizadores, eventos e custos

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• Integração direta com ferramentas de contabilidade, ERP, CRM e plataformas de manutenção

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O resultado: uma melhor gestão do risco, a capacidade de gerir os activos com agilidade e o acesso a decisões informadas.

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3. Estudo de caso: como Leas@ transformou a gestão de um operador retalhista

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Um grande grupo de distribuição, detentor de mais de 800 activos alugados (ecrãs, quiosques, equipamentos de caixa, etc.), tinha dificuldade em obter uma imagem clara da sua frota. A proliferação de ficheiros Excel, a dispersão de responsabilidades e a falta de centralização estavam a provocar duplicações, perdas e uma faturação incoerente.

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Graças à implantação de Leas@, o Grupo dispõe de :

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• consolidou todos os seus contratos e activos numa única interface,

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• alertas automáticos de expiração e renovação,

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• gerou relatórios centralizados por região e por atividade,

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• e reduziu em 30%, em menos de 6 meses, os seus litígios de faturação relativos à locação financeira de longa duração.

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O chefe de operações testemunha:

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"A Leas@ permitiu-nos passar da gestão tradicional para a gestão estratégica. Hoje, sabemos exatamente onde estão os nossos activos, em que estado, durante quanto tempo e a que custo."

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4. Melhor visibilidade = melhor conformidade, custos mais baixos

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A boa gestão dos bens arrendados não é apenas uma questão de conforto operacional. Permite-nos cumprir com rigor as exigências regulamentares, nomeadamente :

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• Conformidade com a IFRS 16 sobre a contabilidade das locações

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• Controlo das obrigações de conformidade AML/CFT para os activos financiados

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• Rastreabilidade de documentos e arquivo seguro

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• Auditabilidade dos dados contratuais e financeiros

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Ao consolidar os fluxos de trabalho e os documentos numa única interface, a Leas@ facilita as auditorias internas e externas, reduz o risco de incumprimento e gera poupanças duradouras ao limitar as perdas ligadas a uma má gestão dos contratos.

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Conclusão: a visibilidade, um fator de desempenho estratégico

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Numa altura em que os modelos de financiamento baseados na utilização estão a ganhar terreno, a gestão aperfeiçoada dos activos arrendados está a tornar-se uma questão fundamental. Com a Leas@, as empresas podem passar de uma visão turva para uma visão clara, acionável e compatível da sua base de activos.

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Gostaria de obter uma imagem mais clara do seu parque de arrendamento? 👉 Vamos falar sobre os seus problemas: contact@anylease.io

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