Como pode simplificar a complexidade administrativa dos contratos de leasing e de aluguer de longa duração?

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A gestão dos contratos de leasing e de locação operacional é muitas vezes uma verdadeira dor de cabeça administrativa para as empresas, nomeadamente nos sectores automóvel, bancário e retalhista. Cada contrato assinado gera um conjunto substancial de documentos e procedimentos a seguir, transformando rapidamente a gestão quotidiana numa série de tarefas repetitivas e morosas. Estes processos administrativos complexos exigem uma atenção constante, aumentando o risco de erro humano, de atrasos no acompanhamento e de custos operacionais adicionais significativos. De acordo com um estudo da Deloitte, as empresas gastam até 20% do seu tempo total de trabalho nestas tarefas administrativas (fonte: Deloitte, 2022). Para se manterem competitivas e ágeis, as empresas precisam de identificar soluções práticas, como um software de gestão de leasing de elevado desempenho, para simplificar e otimizar a sua gestão administrativa dos contratos de leasing e de aluguer de longa duração. Neste artigo, exploramos a forma como a automatização pode simplificar radicalmente estes processos, reduzir custos, poupar tempo valioso e aumentar a satisfação do cliente.

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Quais são as tarefas administrativas que consomem muito tempo no sector do leasing?

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A gestão administrativa dos contratos de leasing e de aluguer de longa duração implica uma multiplicidade de tarefas que exigem muito das equipas, impedindo-as de se concentrarem em missões estratégicas de maior valor acrescentado. Estas tarefas incluem

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• Gestão de documentos: Esta atividade inclui a receção, o tratamento, o arquivo e a conservação regular de um grande número de documentos, tais como contratos, alterações, documentos de identidade, demonstrações financeiras e outros documentos comprovativos. A dificuldade da gestão documental reside na obrigação legal de conservar estes documentos durante vários anos, o que torna essencial um acesso rápido e preciso em caso de auditorias internas ou externas.

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• Controlo contratual regular: O controlo rigoroso dos prazos de pagamento, das renovações de contratos e das devoluções de veículos é uma tarefa contínua que exige vigilância e precisão. As equipas têm frequentemente de acompanhar os clientes para evitar atrasos nos pagamentos e manter-se atentas aos termos e condições de utilização acordados contratualmente, gerando uma carga de trabalho considerável.

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• Tarefas repetitivas com pouco valor acrescentado: a introdução manual de dados nos sistemas de informação, a geração regular de facturas e as comunicações recorrentes (e-mails, cartas) aos clientes são tarefas particularmente morosas e fontes frequentes de erro. Segundo a PwC, estes erros administrativos podem representar até 10% dos custos de exploração de uma empresa (fonte: PwC, 2021). Estas operações fastidiosas reduzem consideravelmente a produtividade global e impedem as equipas de se concentrarem plenamente nas missões comerciais ou de fidelização dos clientes que são essenciais para o desenvolvimento da empresa.

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Perante estes desafios, é essencial que as empresas de locação financeira e de locação operacional repensem fundamentalmente a sua abordagem à administração dos contratos, de modo a tornarem-se mais eficientes e competitivas.

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A automatização administrativa como solução

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A automatização administrativa é uma resposta pertinente e eficaz às pesadas tarefas administrativas inerentes ao leasing e ao leasing operacional. Transforma radicalmente a abordagem da gestão quotidiana dos contratos graças a um certo número de alavancas:

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• Redução significativa de erros: A utilização de uma solução automatizada reduz drasticamente a necessidade de intervenção humana em tarefas repetitivas. Desta forma, reduz-se o risco de erros de introdução ou de omissões importantes, garantindo uma maior fiabilidade da informação processada. Uma maior fiabilidade ajuda a reforçar a relação de confiança com clientes e parceiros.

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• Processos administrativos mais simples: Ao automatizar a gestão de documentos, o controlo de contratos e as tarefas recorrentes, os processos tornam-se mais simples e transparentes. A informação circula de forma mais rápida e eficiente entre os vários departamentos, permitindo uma melhor coordenação interna e uma maior capacidade de resposta aos pedidos dos clientes.

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• Poupar tempo e melhorar a produtividade: A automatização liberta as equipas de tarefas entediantes e repetitivas, permitindo-lhes concentrar-se em actividades de elevado valor acrescentado, como o desenvolvimento comercial, a inovação de produtos ou a melhoria da experiência do cliente. Um estudo da McKinsey mostrou que a automatização administrativa pode aumentar a produtividade das equipas em 20-30% (fonte: McKinsey, 2021).

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Ao integrar uma solução de automatização como a Leas@, a única plataforma digital SaaS multi-financiamento e multi-produto de última geração, as empresas de leasing e de aluguer de longa duração podem posicionar-se estrategicamente para responder eficazmente às expectativas do mercado, optimizando simultaneamente a sua rentabilidade operacional.

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Um exemplo concreto: a simplificação conseguida com Leas@.

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Vejamos o exemplo concreto de um distribuidor automóvel que adoptou recentemente a plataforma Leas@ que desenvolvemos. Antes da integração da Leas@, este distribuidor tinha grandes dificuldades na gestão administrativa dos seus contratos de leasing: documentação pesada, erros frequentes e grandes atrasos no acompanhamento dos contratos.

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Após a implementação da solução Leas@ SaaS, os resultados foram imediatos e significativos:

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• Redução de 60% do tempo gasto na gestão de documentos: graças ao arquivamento automático e ao arquivo digital.

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• Erros administrativos reduzidos em 75%: a automatização limitou a intervenção humana em processos repetitivos.

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• Economias financeiras substanciais: redução dos custos humanos e dos prazos de execução, permitindo um melhor controlo das margens.

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Nas palavras do responsável administrativo deste distribuidor automóvel: "Graças ao Leas@, as nossas equipas podem agora concentrar-se em tarefas mais estratégicas e melhorámos significativamente a satisfação dos nossos clientes.

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Conclusão

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A simplificação da gestão administrativa do leasing é uma necessidade estratégica para as empresas que pretendem otimizar a sua competitividade e eficiência operacional. A automatização, nomeadamente com uma solução especializada como a Leas@, pode não só reduzir significativamente o tempo e os custos associados a estas tarefas, como também melhorar consideravelmente a satisfação dos clientes e a rentabilidade global.

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Para saber como Leas@ pode revolucionar a sua administração de leasing, contacte-nos: contact@anylease.io

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Fontes citadas no nosso artigo:

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• Deloitte (2022):
  Estudo sobre produtividade e custos administrativos
  

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• PwC (2021):
  Estudo sobre os custos operacionais dos erros administrativos
  

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• McKinsey (2021):
  Relatório sobre os benefícios da automatização administrativa
  

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